Une grande partie de la réussite d’un projet dépend de l’outil que l’on utilise pour sa gestion, et le planning prévisionnel est l’un des plus efficaces et sollicités. Planifier et gérer un projet requièrent un support performant, rationnel et clair qui permet à toute l’équipe d’être en phase avec tous les éléments nécessaires pour mener à bien le projet. Et le planning prévisionnel apporte justement ce support au tout début du projet afin de permettre à tous les collaborateurs d’avoir, en amont, une vue manifeste du projet. Voyons de plus près cette approche dont font usage beaucoup de Chefs de projet.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un planning prévisionnel ?
Un planning prévisionnel, appelé également rétroplanning, plan, ou calendrier prévisionnel, est une méthode permettant de tenir toute l’équipe au courant des informations qui concernent le projet. Il s’agit d’un tableau, d’un calendrier ou encore d’une liste sur lequel toute la charge de travail dans les semaines ou dans les mois à venir sera inscrite.
Le planning prévisionnel est un support offrant une vision simplifiée avec des illustrations des principales étapes ou jalons du projet selon certains échelons. On y trouve les dates significatives du projet, les objectifs ainsi que les responsabilités de chacun et les tâches assignées à chaque collaborateur.
La étapes à suivre pour le créer
La création d’un planning prévisionnel doit suivre quelques étapes dont chacune est cruciale.
Répertorier toutes les tâches
Pour commencer un planning prévisionnel, il faut d’abord lister toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet. Une fois que toutes les tâches requises sont répertoriées, il faut les répartir en sous-groupe en composant des lots de travail. Ainsi partagées en sous-ensemble, les tâches seront plus faciles à assimiler en offrant plus de visibilité sur les activités à faire.
Classer les tâches par ordre de priorité
Lorsque les tâches sont répertoriées, il faut les hiérarchiser selon un ordre chronologique. C’est une étape qui permet de savoir les tâches qui devront être effectuées en premier pour assurer le bon déroulement du projet.
Évaluer la durée de chaque tâche
Il faut définir la durée requise pour chaque tâche. Cette étape consiste à évaluer le temps nécessaire pour réaliser une tâche. Quelques dispositions permettent de mettre une durée précise et objective, à savoir :
- Des tâches plus petites qui facilitent l’estimation de leur durée.
- La reprise des projets antérieurs comme référence pour avoir une idée du temps nécessaires pour la réalisation des livrables.
- La consultation des avis de chaque membre de l’équipe et des autres acteurs sur le projet afin de pouvoir déterminer une durée au plus proche de ce qu’il en sera réellement.
Estimer les ressources nécessaires
À chaque tâche, ses ressources requises : humaines, matérielles et budgétaires. Ces ressources garantissent la réalisation de la tâche dans son intégralité et assurent aussi la qualité du travail. Les ressources affectées à chaque tâche doivent être accessibles sur le planning prévisionnel.
Attribuer les tâches à des responsables
Afin que le planning prévisionnel soit opérationnel, cette dernière étape permet de répartir les tâches à des responsables. Il faut alors désigner des responsables à qui chaque tâche doit être confiée. Pour que le planning prévisionnel soit le plus précis possible, l’attribution des tâches doit prendre en compte la disponibilité, la compétence et l’expertise de chacun.
Quels sont les principaux atouts d’un planning prévisionnel ?
Le planning prévisionnel est un outil qui fait preuve de son efficacité pour planifier un projet et pour gérer une équipe. Plusieurs avantages lui sont attribués et l’outil est utilisé pour :
- Mieux respecter les délais.
- Bien assurer le suivi du projet.
- Pouvoir utiliser les ressources appropriées à chaque tâche, et ce, à un moment pertinent.
- Ne rien oublier et avoir toutes les informations nécessaires.
Sur le plan technique, le planning prévisionnel sert à :
- Optimiser la planification du projet. Ce dispositif est en effet une parfaite représentation des étapes clés et de toutes les tâches dans leur totalité. Étant complet, le planning prévisionnel permet de mieux planifier le projet en montrant aux participants leur rôle, responsabilité, chemin par lequel ils doivent emprunter et leur objectif.
- Prévenir les goulots d’étranglement. Avoir sous les yeux une visualisation détaillée, claire et précise, permet d’éviter les imprévus. C’est avec cet outil que l’on peut déjà anticiper en amont certaines éventualités comme les contraintes de temps, les erreurs de compétence, ou encore les dépendances entre les tâches.
- Améliorer la communication entre l’équipe. Le planning prévisionnel permet aussi de partager des informations et d’optimiser ainsi la communication.
- Procéder à une comparaison de deux projets. Cette méthode permet d’avoir une vision comparative entre le projet en cours et un projet antérieur.
- On peut alors repérer les lacunes pour améliorer le plan de projet et reconnaître ce qui a été bénéfique et continuer dans ce sens.
Pour terminer, il est tout à fait possible de créer votre rétroplanning en suivant ces étapes, mais beaucoup d’entreprises utilisent des outils collaboratifs dédiés à la gestion de projet pour être plus efficaces.
